La charte de l’association « Troyes dès l’Aube (Greeters de Troyes et de l’Aube) »

L’Association Troyes dès l’Aube (Greeters de Troyes et de l’Aube) souhaite faire davantage participer les aubois à l’accueil des visiteurs français et étrangers, en favorisant l’échange, la transmission et le partage sous le signe de la gratuité.

Afin que le visiteur puisse appréhender le territoire « autrement », s’imprégner de son atmosphère, rencontrer sa population et comprendre comment on y vit, l’association Troyes dès l’Aube organise des rencontres entre visiteurs et habitants de l’Aube dont le but premier est l’échange culturel.

Qui sont les bénévoles ?

Tous les bénévoles sont des amoureux de leur territoire et ont à coeur de partager avec les visiteurs leur connaissance et leur passion pour leur lieu de vie. Ils proposent durant leur temps libre, de faire découvrir à leurs hôtes, des lieux qu’ils connaissent particulièrement bien, comme ils le font avec leurs amis. A l’issue d’une rencontre ou d’une balade, le visiteur doit avoir le sentiment non seulement d’avoir flâné dans l’Aube mais aussi d’avoir pénétré le coeur de la vie des aubois.

Le bénévole de l’association fait partager son territoire mais cette découverte doit se faire hors des sentiers battus. En aucun cas, elle ne doit être une visite guidée des lieux : le bénévole parle de lui, de sa vie dans l’Aube, de son investissement pour son territoire, de ses passions… Il enrichit la rencontre d’anecdotes personnelles. Son discours n’est pas académique. Le bénévole est d’ailleurs également à l’écoute du visiteur dans le cadre d’un véritable échange culturel. Les points forts abordés lors du rendez-vous (shopping, visite d’ateliers d’artisans ou d’artistes, marchés, vie de quartiers, sports, culture, histoire… en fonction des préférences des bénévoles et des visiteurs) sont des supports à la rencontre. C’est l’expérience humaine et l’échange qui motivent la rencontre et en restent la base.

Chaque bénévole est une personne physique, majeure, motivée, enthousiaste, ouverte, sociable, disponible et doit aimer les contacts humains.

Parler une langue étrangère n’est pas obligatoire.

Le bénévole doit être disponible pour un minimum de 6 rencontres (de 2 heures) par an, soit un total de 12 heures environ sur douze mois. Bien entendu, toute disponibilité supplémentaire sera la bienvenue ! Le bénévole aura la possibilité de transmettre régulièrement à l’association, les périodes auxquelles il est le plus disponible.

Le bénévole accepte de donner ses coordonnées mail et téléphonique (portable de préférence) à l’association afin que celle-ci les transmette aux visiteurs avec lesquels il a accepté une rencontre.

Le bénévole utilisera un vocabulaire non professionnel pour bien marquer sa différence avec le guide : les termes « rencontre, flânerie ou balade » seront préférés au terme « visite » ; il se présentera comme un « habitant bénévole » et non comme un guide qu’il n’est pas ; les « touristes » deviendront des « visiteurs ou amis » …

Qui sont les visiteurs ?

Un bénévole n’acceptera pas plus de 6 personnes à l’occasion d’une rencontre, car le visiteur n’est pas un professionnel et capter l’attention de plus de 6 personnes demande des compétences particulières.

Un tel groupe de visiteurs doit être composé au moins d’une personne âgée de plus de 18 ans.

Les visiteurs peuvent être des familles, des groupes d’amis, des couples, des personnes seules, en voyage d’affaire, en voyage touristique ou autre.

L’association se réserve le droit de donner la priorité aux demandes de rencontres provenant de visiteurs hors département.

Comment l’association Troyes dès l’Aube met-elle en contact visiteurs et bénévoles ?

Afin de bénéficier d’une rencontre avec un bénévole, chaque visiteur ou groupe de visiteurs remplit un formulaire en ligne sur le site de l’association (via le gestionnaire de visite JEF géré par la Fédération France Greeters), dans lequel il précise :

  • les dates souhaitées ou possibles de visite dans le territoire
  • le lieu de sa visite
  • la langue dans laquelle il souhaite effectuer cette rencontre de préférence
  • le nombre de visiteurs concernés

Cette inscription s’effectue 15 jours au moins avant la date de rencontre souhaitée.

Ce questionnaire et ce délai permettent au gestionnaire de visite JEF de rechercher un bénévole disponible pour la date souhaitée.

Il enregistre alors une proposition finale contenant les informations suivantes en accord avec la demande initiale du visiteur :

  • date de la rencontre
  • lieu de rendez-vous
  • échange des coordonnées du bénévole et du visiteur
  • confirmation de la langue parlée pendant la rencontre
  • confirmation du nombre de personnes accueillies

Le fait d’adresser une demande ne garantit pas nécessairement la disponibilité d’un bénévole aux dates souhaitées par le visiteur. Dans ce cas, l’association préviendra le visiteur de l’impossibilité de répondre favorablement à sa demande. L’association ne pourra être tenue pour responsable de tout inconvénient qui pourrait résulter de cette impossibilité comme de toute annulation d’une rencontre prévue qui peut survenir uniquement en cas de cause majeure, telle que l’indisponibilité soudaine du bénévole pour raison valable.

Une fois la rencontre confirmée par l’association auprès du visiteur et du bénévole, le visiteur prendra contact directement par téléphone ou par mail avant le jour du rendez-vous pour confirmer sa venue.

A la suite de la rencontre, un mail sera envoyé conjointement par l’association via le gestionnaire de visite JEF, au visiteur et au bénévole, afin d’obtenir des précisions sur le déroulement du rendez-vous.

Quelques précisions sur la rencontre?

Chaque rencontre est unique, taillée sur mesure en fonction des souhaits du visiteur, des connaissances du bénévole qui l’accueille et d’autres critères comme la météo, les évènements aubois, le type de relationnel qui s’établit entre le visiteur et le bénévole… En tout état de cause, c’est le bénévole qui décide de la rencontre qu’il va effectuer avec le visiteur.

Le bénévole peut accueillir le visiteur ou les visiteurs seul ou avec une personne de son choix, en fonction des visiteurs accueillis. Par exemple, si les visiteurs sont en famille, l’accueil et la rencontre peuvent se faire avec la famille du bénévole ou avec un de ses enfants ou encore d’un autre bénévole qui aide à la traduction.

La rencontre dure environ deux heures mais elle peut durer plus longtemps dans la mesure où le bénévole et le visiteur en sont d’accord.

Au début de la rencontre le bénévole expliquera brièvement au visiteur le concept des Greeters, présentera l’association « Troyes dès l’Aube » et rappellera les principes de la rencontre gratuite et non professionnelle.

En cas d’engagement de dépenses (consommations dans un café, déplacement en autobus, …) chaque personne paie pour ses dépenses personnelles. Le bénévole n’a aucune obligation de payer pour le ou les visiteurs et vice-versa.

Le ou les visiteurs sont avertis des règles de la rencontre au moment de leur inscription sur le site internet de l’association et s’engagent à les respecter. Si ce n’était pas le cas (absence au rendez-vous, pas de tentative de confirmation directe du rendez-vous avant la rencontre, retard important, manque de respect, non intérêt manifeste pour la rencontre ou la balade…), le bénévole est entièrement dégagé de son engagement d’accueil.

La rencontre avec un bénévole est entièrement gratuite pour le visiteur. Le bénévole ne doit accepter aucun pourboire ou rétribution personnelle. En revanche, le visiteur peut faire un don à l’association par le biais du bénévole, contre remise d’un reçu.

A la fin de la rencontre, le bénévole pourra conseiller le visiteur sur ses choix de visites dans le département et notamment l’inciter à utiliser les services de l’Office du Tourisme local.

Responsabilités

Le visiteur et le bénévole reconnaissent avoir pris connaissance de la gratuité de la rencontre.

Le visiteur ne peut engager ni la responsabilité de l’association Troyes dès l’Aube (Greeters de Troyes et de l’Aube) ni celle du bénévole pour toute défaillance ou litige.

Les rencontres se font sous la responsabilité personnelle de chacun des participants (bénévoles, visiteurs et accompagnants). L’association Troyes dès l’Aube ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable d’un incident ou d’un accident pouvant survenir au cours d’une rencontre ou balade.

Les informations contenues dans le site internet de l’Association Troyes dès l’Aube www.greeters-troyes-aube étaient correctes au moment de leur publication. Le site est régulièrement contrôlé et mis à jour, mais l’association Troyes dès l’Aube ne peut être tenue pour responsable ou complice de toute perte, dommage ou désagrément qui pourraient résulter de l’utilisation des informations publiées sur le site.

Des liens externes vers des sites amis ou des partenaires sont publiés dans nos pages. L’association considère qu’ils peuvent être utiles pour les visiteurs du site. Cependant Troyes dès l’Aube ne cautionne aucun des produits, services ou informations offerts par ces sites, ni les organisations qui les gèrent. De la même manière, l’association ne conduit pas de contrôle de qualité sur ces sites et n’accepte donc aucune responsabilité en ce qui concerne les actions résultant de leur utilisation ou de celui des autres liens qui y sont publiés.

Les bénévoles et visiteurs autorisent sans contrepartie l’Association Troyes dès l’Aube (Greeters de Troyes et de l’Aube) à utiliser des photos sur les lesquelles ils peuvent paraître, sur tous les supports de communication de l’Association, à des fins de promotion et de communication (refus sur simple demande écrite).

Conformité à la réglementation européenne de protection des données personnelles.

A compter du 25 mai 2018, le règlement européen en matière de protection des données personnelles est applicable. Les dispositions suivantes sont mises en place pour assurer un contrôle sur la confidentialité des données personnelles des visiteurs, conservées dans nos bases d’information du gestionnaire de visite JEF propriété de la Fédération France Greeters dont nous sommes membres.

a.Utilisation des données personnelles des visiteurs.

Nous considérons les données suivantes comme données personnelles critiques au sens de la confidentialité : Le nom, email, téléphone, adresse IP.

Les autres données telles que votre tranche d?âge, vos centres d?intérêts, votre ville et pays de résidence, deviennent sources d?études statistique de nos activités et perdent leur caractère de confidentialité, des lors qu?ils ne sont plus rattachés à vos données personnelle critique listées ci-dessus. Ces données sont conservées dans nos bases.

Vos données personnelles critiques sont :

  • Conservées dans notre base pour une période de trois ans. Ensuite elles disparaissent de la base.
  • Données au seul greeter dont vous avez accepté la proposition de balade. Tant que vous n?avez pas accepté une balade, vos données personnelles critiques ne sont pas visibles de nos Greeters.
  • Utilisées à des fins de mailings contrôlés par les organisations de Greeters et nous nous engageons à ne pas vendre vos données à des tiers. Cette action nécessite votre accord préalable demandé sur chaque demande de balade. Cette possibilité de mailing s?achève avec la période de rétention des données personnelles de 3 ans. Enfin le droit de modification vous permet à tout moment de revenir sur votre choix préalable.
  • Utilisées dans les mails qui vous sont envoyés pour préparer votre balade et recueillir votre évaluation. C?est notre moyen de communication standard avec vous. Le flux est contrôlé et géré par un gestionnaire de balade, qui s?est engagé à une confidentialité stricte sur vos données.
  • Soumises à votre décision et droit à l?oubli numérique et à votre décision d?accès et de modification, à tout moment. Il vous suffit d?en faire la demande à l?organisation Greeter responsable de votre balade. La demande se fait directement par un lien disponible sur tous les mails que vous recevez.

b. Utilisation des « traceurs numériques » (cookies)

Nous utilisons des traceurs (cookies) pour vous garantir la meilleure expérience de navigation. Eviter, par exemple d?entrer ou d?utiliser plusieurs fois la même information dans des pages différentes.  Mais nous n’utilisons pas de traceurs publicitaires, mesure d’audience ou données personnelles. Si vous continuez à utiliser nos sites, nous considérerons que vous acceptez l’utilisation des cookies.

c. Suivi des accès à nos sites par Google analytics.

Le logiciel d?analyse des accès à nos pages sur internet : Google Analytics, est utilisé par la Fédération France Greeters à des fins statistiques. Google Analytics conserve pour cela les adresses IP des internautes venant sur nos sites. Ces adresses sont rendues anonymes de manière à ne pas pouvoir remonter jusqu?à chaque individu ayant accédé et rendre cette opération confidentielle.

d. Traçabilité de nos traitements

Chaque demande de balade enregistrée reçoit immédiatement, dans un email d?accusé de réception, un numéro de dossier qui sera reporté sur toutes les opérations qui concerne la demande.

La même traçabilité existe aussi pour chacun de nos greeters et sur les trois derniers mois.

La gestion des attributions des demandes, des propositions des greeters et des réponses des visiteurs se traitent en temps réel et génère immédiatement des mails de confirmation.

Nos mailings via le gestionnaire de visite Greeter JEF, sont gérés par MailChimp et vous donnent accès à votre désinscription si vous le souhaitez.